如何用 AI 写会议纪要

利用AI写会议纪要可以显著提高工作效率，确保记录准确和详细。以下是使用AI写会议纪要的几种方法和步骤：

1. 选择适合的AI工具

选择适合的AI工具来记录和生成会议纪要。以下是一些常用的AI工具：

• Otter.ai：自动记录和转录会议内容，生成详细的会议纪要。
• Fireflies.ai：自动记录、转录和总结会议内容，提供智能摘要。
• Microsoft Teams：集成了AI会议纪要功能，通过微软365服务生成和分享会议纪要。
• Zoom：具有自动录制和转录功能，结合第三方工具如Otter.ai进行会议纪要生成。
• Google Meet：通过Google的自动转录服务生成会议纪要，并利用Google文档进行编辑和分享。

2. 设置会议录音和转录

使用AI工具时，确保会议的录音和转录功能已正确设置：

1. 准备工作：

   • 在会议开始前，通知与会者会议将被录音和转录。
   • 确保AI工具已连接到会议平台（如Zoom、Microsoft Teams）。

2. 录音和转录：

   • 启动AI工具并开始录音和转录。
   • 确保录音设备（如麦克风）工作正常，保证音质清晰。

3. 生成和编辑会议纪要

利用AI工具自动生成会议纪要，并进行必要的编辑和修改：

1. 自动生成纪要：

   • AI工具将自动转录会议内容，并生成初步的会议纪要。
   • 这些纪要通常包括会议时间、参与者、主要议题、讨论内容和决议等。

2. 编辑和校对：

   • 人工审核和编辑自动生成的纪要，确保准确性和完整性。
   • 检查AI工具是否正确识别了所有发言者和关键内容。
   • 补充任何遗漏的信息，删除不相关的内容。

4. 使用AI工具优化纪要

一些AI工具提供进一步优化会议纪要的功能：

• 情感分析：分析发言者的情感倾向，了解讨论的情绪氛围。
• 关键词提取：自动提取会议中的关键主题和词汇，帮助总结核心内容。
• 摘要生成：根据会议内容生成简洁的摘要，方便快速浏览。

5. 分享和存档会议纪要

将最终版的会议纪要分享给与会者，并进行存档管理：

1. 分享纪要：

   • 使用邮件、云存储（如Google Drive、OneDrive）或项目管理工具（如Trello、Asana）分享会议纪要。
   • 确保纪要的访问权限设置正确，保证与会者可以方便地查看和下载。

2. 存档管理：

   • 将会议纪要归档保存，建立良好的存档系统，便于日后查找和参考。
   • 定期备份会议纪要，防止数据丢失。

实例示范：使用Otter.ai生成会议纪要

以下是一个使用Otter.ai生成会议纪要的具体步骤：

1. 登录Otter.ai：
   • 创建一个Otter.ai账户并登录。
2. 设置录音：
   • 在会议开始前，打开Otter.ai应用并点击“Record”开始录音。
3. 进行会议：
   • 进行正常的会议讨论，Otter.ai将实时转录会议内容。
4. 生成纪要：
   • 会议结束后，Otter.ai将自动生成转录文本和会议纪要。
5. 编辑和优化：
   • 登录Otter.ai网页版，查看自动生成的会议纪要。
   • 编辑文本，纠正错误，并补充遗漏信息。
6. 分享和存档：
   • 将编辑好的会议纪要导出为PDF或DOCX格式。
   • 通过邮件或共享链接发送给与会者，并存档在云存储中。

总结

通过AI工具生成会议纪要不仅可以节省时间，还能提高记录的准确性和完整性。选择适合的AI工具，确保录音和转录设置正确，并进行必要的编辑和优化，可以让会议纪要更加高效和有用。